Il tempo sembra volare e ci troviamo spesso sopraffatti dagli impegni, ma ora non c’è più bisogno di ricorrere all’uso di innumerevoli post-it disseminati per casa o sulla scrivania dell’ufficio per ricordarci di tutte le attività da svolgere: esistono ormai delle app appositamente progettate per questo scopo. Per le persone che hanno necessità di organizzare al meglio il tempo e tutte le attività, sono indispensabili le applicazioni per tenere traccia degli impegni da gestire.
Infatti, sui dispositivi come smartphone e PC sono presenti app apposite che aiutano a mantenere organizzata la produttività personale e professionale. Le applicazioni permettono di creare delle liste per le cose da fare, impostare promemoria, pianificare progetti, collaborare con altri utenti e monitorare i progressi. Sono presenti diverse applicazione, in grado di supporto la corretta organizzazione della giornata, per capire la più adatta è necessario conoscere le funzioni e scegliere quella più adatta alle proprie esigenze. Ecco quali sono le migliori applicazioni per tenere traccia dei tuoi impegni e delle attività quotidiane.
Todoist: To-do list e planner
Todoist è una delle app più popolari e complete per la gestione delle attività, permette di creare delle liste personalizzate sulle cose da fare in modo ordinato e organizzato, in quanto è possibile suddividerle per progetti, etichette e filtri. Inoltre, sono disponibili delle funzioni in grado di rendere più chiara la lista di impegni, infatti, è possibile aggiungere le scadenze, inserire la priorità, scrivere delle note e aggiungere degli allegati a ogni attività. Nel caso in cui si ha la necessità di ricordare un impegno Todoist invia dei promemoria via email, notifiche o SMS per ricordare tutte le scadenze. Inoltre, per una gestione più pratica e completa basta sincronizzare le attività con il calendario, o ad esempio integrare l’app con altri servizi come Gmail.
Tra le altre funzioni, Todoist ha anche una simpatica opzione, nonché “Karma” che serve per spronare a ultimare tutti gli impegni, infatti premia con dei punti e dei livelli in base al numero e alla difficoltà delle attività completate. L’applicazione Todoist è scaricabile gratuitamente su tutti i dispositivi, nello specifico iOS, Android, Windows, Mac, Web, e anche come estensione per i principali browser. Per ottenere delle funzioni extra è necessario sottoscrive la versione premium a pagamento, tra le funzioni aggiuntive i promemoria basati sulla posizione, i commenti alle attività, i backup automatici e i temi personalizzati.
Trello
Trello è un’applicazione basata sul metodo Kanban, che consiste nell’organizzare le attività in schede che si spostano tra diverse colonne a seconda dello stato di avanzamento. Sfruttando questa metodologia, Trello permette di creare delle bacheche virtuali per ogni progetto o area di interesse e di aggiungere delle liste con le attività. Le schede possono essere personalizzate inserendo tutti i dati necessari, come scadenze, checklist, allegati, etichette colorate e membri. Trello infatti promette di essere un app completa “Attività, colleghi e strumenti: tutto in un’unica piattaforma grazie a Trello”. Le sue funzioni sono molteplici, è possibile visualizzare i progetti da diverse angolazioni e scegliere quella che si adatta meglio alle esigenze, nel dettaglio:
- Vista Lista per avere una panoramica delle attività;
- Vista Tabella per organizzare i dati in modo strutturato;
- Vista Calendario per pianificare le scadenze;
- Vista Timeline per monitorare i progressi;
- Vista Diagramma di Gantt per gestire le dipendenze tra le attività.
Inoltre, con l’automazione di Butler è possibile automatizzare i task e i flussi di lavoro ripetitivi e risparmiare tempo e fatica, in questo modo è possibile concentrarsi sulle attività più importanti e delegare il resto del lavoro ai robot.
Trello è disponibile gratuitamente per iOS, Android, Windows, Mac e Web. La versione a pagamento offre funzioni avanzate come i power-up, nonché le estensioni che aggiungono funzionalità extra, la sicurezza dei dati e il supporto prioritario.
Google Keep: crea note ed elenchi
Google Keep è un’applicazione semplice ma molto efficace dove scrivere note di testo, vocali o grafiche e di organizzarle con dei colori e delle etichette. Questo permette di prendere appunti e creare liste di cose da fare. È possibile aggiungere dei promemoria basati sul tempo o sulla posizione alle note e sincronizzare il tutto con un account Google per accedere a Google Keep da qualsiasi dispositivo. Inoltre, si può anche integrare l’app con Google Docs per trasferire le note in un documento di testo e condividerle con altri utenti, magari nel caso in cui è necessario collaborare. Per scaricare Google Keep basta raggiungere lo store di riferimento del dispositivo e scaricare l’applicazione, oppure raggiungere direttamente la pagina web Google Keep e accedere con il proprio account Google. L’applicazione è comoda veloce e intuitiva, inoltre è gratuita.
Evernote
Evernote è un’applicazione potente e versatile per la gestione delle informazioni, in questo caso l’applicazione permette di creare note di diverso tipo: testuali, vocali, grafiche o fotografiche. Evernote permette di organizzare le proprie note in quaderni tematici e aggiungere dei tag per facilitarne la ricerca, impostare dei promemoria, integrare l’app con altri servizi come e collaborare con altri utenti condividendo i notebook.
L’applicazione ha delle funzioni avanzate come la ricerca del testo nelle immagini, la trascrizione della scrittura a mano e la possibilità di creare presentazioni delle note create. Per scaricare l’applicazione basta raggiungere lo store del dispositivo, digitare Evernote e poi passare all’installazione. Le funzioni base di Evernote sono gratuite, nel caso in cui si vogliono integrare le funzioni avanzate è necessario sottoscrivere un abbonamento a pagamento, le funzioni aggiuntive sono ad esempio la sincronizzazione illimitata tra i dispositivi, il salvataggio delle note offline, l’accesso alle versioni precedenti delle note e la crittografia dei dati.
Asana per organizzare piccoli e grandi progetti
Asana è un’applicazione pensata per la gestione dei progetti e del lavoro di squadra, Asana permette di creare dei progetti con le attività da svolgere, inoltre, aiuta a monitorare i progressi con dei report e delle dashboard personalizzabili. Per quanto riguarda l’estetica, l’app è personalizzabile, infatti, le schermate possono essere modificate come più si preferisce, è possibile visualizzare gli impegni in diversi modi, come lista, tabella, calendario o diagramma.
Per rendere le attività organizzate e ordinate basta aggiungere le scadenze e selezionare la priorità attraverso dei commenti aggiuntivi sulle proprie note. Inoltre, anche questa app permette di interagire con altri servizi, utile per collaborare su dei progetti o visualizzare insieme delle scadenze. Asana è disponibile gratuitamente per iOS, Android e Web per un massimo di 15 utenti. La versione a pagamento offre funzioni avanzate come i campi personalizzati, le regole automatizzate, le forme di lavoro e il supporto prioritario.
