Gestire le attività di un progetto entro i tempi e i costi previsti può essere facilitato dall’uso di applicazioni che migliorano la produttività e gestiscono l’organizzazione del lavoro. Nonostante possa sembrare che l’unico metodo davvero efficace è gestire qualsiasi tipo di appunto a mano con l’utilizzo di fogli di carta, il mondo digitale e le applicazioni in realtà hanno il potere di rivoluzionare e migliorare il lavoro, specialmente per quanto riguarda la gestione del tempo. Possedere questa abilità è importante per portare a termine qualsiasi tipo e numero di progetti senza eccessiva fatica. Proprio a questo scopo, ecco le migliori app di task management per organizzare qualsiasi tipo di giornata e lavoro.
Asana gestire il lavoro non è mai stato così semplice
Asana è una piattaforma che supporta, con le sue numerose funzionalità, un’ottima gestione del lavoro, disponibile sia come applicazione web che mobile. Questa piattaforma, che consente di gestire attività, progetti e scadenze è particolarmente utile per rimanere aggiornati sul lavoro e garantire che tutte le attività siano completate in tempo.
Le sue funzionalità semplificano l’organizzazione, permettendo di creare attività, fissare scadenze e assegnare progetti diversi a un team di persone così da massimizzare la produttività. Soprattutto perché, la funzionalità degli spazi di lavoro di Asana permette di creare spazi separati per la collaborazione condivisa con team o clienti diversi. Inoltre, dopo aver impostato progetti e incarichi, è possibile utilizzare la funzionalità del calendario per sincronizzare le attività.
Tuttavia, è necessario prestare attenzione alla qualità e alla quantità del tempo che si dedica al lavoro. Proprio per questo, applicazioni come RescueTime offrono un monitoraggio del tempo che consente di vedere cosa e come si fa durante il passare delle ore della giornata, fondamentale per capire come migliorare la produttività.
RescueTime tiene traccia dei progressi e offre consigli, permettendo di raggiungere gli obiettivi quotidiani in minor tempo e con la massima produttività. Inoltre, per non perdere tempo prezioso, è disponibile la funzionalità di messa a fuoco che blocca i siti Web che distraggono e monitora il lavoro mentre ci si concentra su un particolare progetto o attività.
Evernote l’app numero uno per gli appunti
Nel panorama delle applicazioni per la gestione degli appunti, Evernote si distingue come un’efficace soluzione. Questa applicazione consente di creare, modificare e condividere note, rendendola ideale per la collaborazione con i colleghi su progetti o per la registrazione di appunti durante le riunioni.
Tuttavia, Evernote non si limita a questo: l’applicazione offre una varietà di funzionalità che semplificano l’organizzazione delle note, la creazione e la personalizzazioni di taccuini e presenta anche opzioni per taggare le note create, facilitando così la ricerca.
Inoltre, Evernote consente di creare, modificare e organizzare le note anche in assenza di connessione internet. Queste funzionalità permettono di registrare pensieri e ispirazioni in qualsiasi formato e su qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento.
Google Calendar: appuntamenti e scadenza a portata di smartphone
Google Calendar, un prodotto iconico e ampiamente utilizzato della famiglia di applicazioni Google, consente di monitorare tutti gli impegni, impostare promemoria e creare eventi, garantendo così di non perdere scadenze o appuntamenti importanti. Tra le diverse funzionalità, Google Calendar offre la possibilità di sincronizzare più calendari in un unico luogo, permettendo di gestire i calendari personali e professionali in un unico posto. Non solo, è possibile impostare promemoria per gli eventi futuri in modo pratico e semplice da qualsiasi dispositivo.
In combinazione con applicazioni come TimeTap, Google Calendar può aiutare ad automatizzare molte delle attività associate alla pianificazione, liberando tempo per concentrarsi su aspetti più importanti. In particolare, TimeTap non solo permette la pianificazione degli appuntamenti, ma offre anche moduli personalizzati da completare durante le fasi del progetto, trigger automatizzati di testo ed e-mail per il follow-up, integrazioni di pagamenti, registrazioni di corsi, offerte di servizi, un database di clienti e la possibilità di gestire più personale e diversi sedi.
Trello: per gestire il team
Per quanto riguarda un’app per una gestione davvero perfetta e completa, non può che essere sfruttata la piattaforma Trello, al fine di sfruttare le migliori applicazioni di gestione dei compiti per organizzare le giornate anche per un gruppo di lavoro. Trello risulta essere un’opzione immancabile dove è possibile creare bacheche, liste e schede per avere una visione chiara dei compiti da portare a termine e visualizzare allo stesso tempo chi sta facendo cosa. Non è un caso che, questa applicazione, è tra le più famose per la gestione delle attività e dei progetti sia individuali che di gruppo, disponibile gratuitamente.
Di fatto, Trello si posiziona come un potente strumento che aiuta i project manager a monitorare i progressi del proprio team con trasparenza e responsabilità. L’utilizzo di Trello permette di ottenere schede di lavoro complete, dove è possibile rappresentare una singola operazione o l’intero progetto. Sul retro di queste schede possono essere aggiunte informazioni aggiuntive: testo descrittivo, file, scadenze, liste di controllo e commenti.
Salvare e modificare i progetti su Google Drive
Infine, non meno importante, per salvare file, progetti, schede lavoro e altro, e per evitare di perdere progetti e file importanti, si può sfruttare Google Drive, il famoso servizio di archiviazione cloud che consente di archiviare file e renderli accessibile ovunque. Poi, in caso di necessità, è possibile condividere facilmente file e accedere ai progetti salvati da altri strumenti di collaborazione di Google come Documenti, Presentazioni o Fogli.
Google Drive non permette solo di condividere file e ospitare progetti in un’unica posizione centrale, ma assicura anche che tutti i colleghi possano recuperarli. Inoltre, le modifiche e i cambiamenti su un file, quando si lavora con altri, sono visibili in tempo reale, in quanto le persone possono lavorare sullo stesso documento e visualizzare le modifiche apportate da altri.
