Gmail è uno dei servizi di posta elettronica per inviare e ricevere email da qualsiasi dispositivo, sempre e ovunque. Questo permette sicuramente di avere sotto controllo la propria posta elettronica, ma comporta anche una connessione e un’allerta costante. Tutto ciò, a un certo punto, può diventare stressante, occupare del tempo prezioso e rovinare anche momenti di relax.
Immaginatevi di ricevere un email durante un viaggio o semplicemente in un momento nel quale siete impegnati, oltre a rovinare un momento di pace ci si può anche dimenticare di rispondere. Niente paura, la situazione si può risolvere attivando la risposta automatica, ovvero un messaggio preimpostato che verrà inviato all’interlocutore per informarlo che riceverà una risposta successivamente e che al momento non si è disponibili.
Cos’è e a cosa serve la risposta automatica di Gmail
La risposta automatica su Gmail altro non è che un modo pratico per gestire la posta in entrata, una funzione semplice che informa gli interlocutori che non si è disponibili. La risposta è personalizzabile, per questo è comoda e adattabile a tutte le esigenze, questo significa che è possibile inserire qualsiasi testo informativo. Inoltre, Gmail permette di selezionare i contatti desiderati, quindi non è necessario renderla automatica per tutti. Nella risposta automatica è possibile impostare la data di inizio e di fine, il soggetto e il testo del messaggio.
La risposta automatica è una funzione di Gmail che permette di inviare un messaggio predefinito a chi ti scrive quando sei assente o occupato. Può sembrare una cosa banale, ma in realtà è un aiuto importante per la gestione delle email, sia in ambito lavorativo che personale. Vediamo perché e quali sono i suoi vantaggi principali.
- Comunicazione attiva in qualsiasi momento;
- Gestione e organizzazione dell’email;
- Evitare distrazioni e interruzioni;
- Godere del tempo libero.
Durante il lavoro, ma anche fuori dall’ufficio, si ricevono molte email da colleghi, clienti, amici o altri interlocutori. Alcune di queste email possono essere urgenti o importanti, altre meno. Per evitare di perdere email rilevanti e opportunità professionali, basta attivare la risposta automatica per comunicare al mittente che non sei disponibile in quel momento e che risponderai appena possibile. In questo modo, si evitano anche dei fraintendimenti, che una risposta mancata potrebbe creare. Soprattutto, se nel testo della risposta automatica si inserisce una spiegazione sull’assenza come ferie, malattia o viaggio. Ma anche eventuali indicazioni sulla disponibilità a essere ricontattati o a rispondere in un secondo momento.
La risposta automatica aiuta anche a gestire le email in modo più efficiente e organizzato. Perché, grazie alla risposta automatica, si ha la tranquillità di aver inviato una comunicazione al proprio interlocutore, per poi gestire le email in secondo momento, quando si è disponibili. Infatti, non sarà necessario controllare continuamente le email in arrivo, per vedere se ci sono messaggi importanti o urgenti. Questo permette di dedicare il tempo a qualsiasi attività con maggiore concentrazione e produttività, senza interruzioni o distrazioni.
Infine, la risposta automatica consente di godere a pieno dei momenti di completo relax, sapendo che i propri interlocutori sono informati e che non si perderà nessuna email importante.
Come impostare la risposta automatica di Gmail da smartphone
Gmail è poi presente anche tramite applicazione, se si utilizza su smartphone, si può impostare la risposta automatica di Gmail accendendo all’app e al proprio account Google. In pratica, ecco i passaggi da seguire:
- Aprire l’app di Gmail;
- Toccare il menu, tre linee in alto a sinistra;
- Scorrere verso il basso e andare su Impostazioni;
- Selezionare l’account dove impostare la risposta automatica;
- Scorrere verso il basso fino a “Scrivi e rispondi”;
- Selezionare “Risponditore Automatico “
- Attivare l’interruttore in alto a destra per abilitare la funzione;
- Impostare la data di inizio e di fine della risposta automatica;
- Inserire oggetto e testo del messaggio;
- Scegliere se inviare la risposta automatica a tutti i mittenti o se selezionare “Invia solo ai miei contatti”;
- Toccare Salva.
Tutte le modifiche, per la risposta automatica, possono essere effettuate in qualsiasi momento ripetendo questi passaggi.
Come impostare la risposta automatica di Gmail da computer
Per chi utilizza Gmail sempre, spesso si accede su PC, per praticità e comodità. Infatti, anche sul computer è possibile impostare la risposta automatica. Per farlo bisogna accedere al sito web di Gmail con il proprio account Google. Dopodiché, seguire i passaggi seguenti per attivare la risposta automatica da computer:
- Aprire il sito web di Gmail;
- Cliccare sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra;
- Cliccare su Visualizza tutte le impostazioni;
- Selezionare “Generali”;
- Scorrere verso il basso fino alla sezione “Attiva risponditore automatico”;
- Impostare la data di inizio e di fine della risposta automatica;
- Digitare il soggetto e il testo del messaggio;
- scegliere se inviare la risposta automatica a tutti i mittenti o solo ai contatti;
- Cliccare su Salva modifiche.
Gmail, nel caso in cui si attiva il Risponditore automatico, specifica la metodologia e la durata del tempo della risposta automatica, attraverso questo messaggio:
“Il risponditore automatico invia una risposta automatica ai messaggi in arrivo. Se un contatto ti invia diversi messaggi, la risposta automatica verrà inviata al massimo una sola volta ogni 4 giorni.”
L’opzione si può attivare e disattivare, seguendo i precedenti passaggi, ogni qualvolta si desidera.
