Nell’era della comunicazione digitale, le email rappresentano uno dei metodi di comunicazioni più utilizzati e, al tempo stesso, uno dei principali fattori di stress per professionisti e aziende. Ogni giorno, la gestione di un flusso costante di email, notifiche e richieste che, se non organizzate in modo adeguato, possono trasformarsi in una fonte di distrazione e stress.
Per evitare che la gestione della posta elettronica diventi un’attività disordinata e caotica, è essenziale sfruttare al massimo le funzionalità offerte dalle piattaforme di posta elettronica. Gmail, il servizio di posta elettronica di Google, mette a disposizione un set di funzionalità utili per semplificare la comunicazione e rendere l’uso di Gmail più produttivo, sia da PC che da dispositivi mobili.
Dalle impostazioni avanzate di filtraggio ai sistemi di risposta automatica, passando per l’organizzazione delle etichette e l’integrazione con altre applicazioni, Gmail offre soluzioni intelligenti per un uso più efficace e meno dispersivo della posta elettronica. Ecco le principali funzionalità per rendere l’uso di Gmail più produttivo.
Gmail: rendere la comunicazione personalizzata
Le email rappresentano uno strumento di comunicazione essenziale, in grado di garantire un livello di professionalità superiore rispetto ad altre piattaforme di messaggistica.
Per questo motivo, il loro utilizzo è particolarmente diffuso negli ambienti di lavoro, ma anche nella vita quotidiana per la ricezione di comunicazioni di vario genere. Basti pensare a quante volte si fornisce il proprio indirizzo email per essere contattati in merito a servizi, iscrizioni o notifiche di varia natura.
Tuttavia, questa costante ricezione di messaggi, spesso di diversa rilevanza, può generare un sovraccarico di informazioni che incidono sulla produttività e sul benessere mentale, causando stress e distraendo dalle attività principali a causa del continuo controllo della posta elettronica.
Per migliorare la gestione delle email e rendere l’esperienza di utilizzo più piacevole e meno opprimente su Gmail, un primo accorgimento può riguardare la personalizzazione dell’interfaccia.
Gmail offre una funzionalità interessante che consente di modificare il tema grafico della piattaforma, rendendola più adatta ai propri gusti e creando un ambiente visivamente più accattivante.
Per modificare il tema di Gmail, è sufficiente seguire questi passaggi:
- Aprire Gmail ed effettuare l’accesso al proprio account;
- Accedere alle impostazioni, cliccando sull’icona dell’ingranaggio situata in alto a destra;
- Selezionare la voce “Tema” nel menu delle impostazioni rapide;
- Cliccare su “Visualizza tutti” per esplorare le varie opzioni disponibili;
- Scegli il tema desiderato, valutando le diverse combinazioni di colori e immagini;
- Confermare la selezione cliccando su “Salva” per applicare le modifiche.
Questo semplice intervento grafico rappresenta un primo passo per rendere Gmail più personalizzato e anche divertente.
Gestione della posta in arrivo su Gmail: ottimizzare l’uso
Seppur l’aspetto visivo sia notevolmente importante, è essenziale comprendere come ottenere e gestire le email in modo veloce e pratico, sfruttando tutte le funzioni che agevolano la visualizzazione e la gestione delle email su Gmail.
Nello specifico, per rendere l’uso di Gmail più produttivo, è possibile sfruttare diverse funzioni tra cui:
- Impostare il tipo di posta in arrivo: la posta in arrivo prioritaria e le caselle di posta in arrivo multiple sono personalizzabili, consentendo di scegliere cosa è prioritario o quali altre caselle di posta in arrivo si desidera visualizzare. Nello specifico, il tipo di posta in arrivo predefinito mostra le email in ordine cronologico, dalla più recente alla più vecchia. Le altre opzioni includono: Predefinito, Prima email importanti, Prima email da leggere, Prima email speciali, Posta prioritaria e Posta in arrivo multipla. Per modificare il tipo di posta in arrivo procedere da Impostazioni, scorrere fino a Tipo di posta in arrivo > Selezionare l’opzione preferita.
- Aggiungere un riquadro di lettura: per facilitare la visualizzazione delle email, può essere utile leggere il contenuto senza occupare l’intero schermo. Nella pratica, è possibile scegliere un riquadro di lettura da Impostazioni, selezionare Riquadro di lettura e scegliere l’opzione tra Nessuna divisione, A destra della Posta in arrivo o Sotto la Posta in arrivo.
- Impostare i livelli di importanza della posta speciale cambiando colore alle stelle: usare stelle di diverso colore aiuta a organizzare in modo ottimale le proprie email importanti. Procedere da Impostazioni, selezionare Visualizza tutte le impostazioni > Andare su Generali > Stelle per poi trascinare le icone da “Non in uso” a “In uso” per scegliere quali e quante stelle utilizzare.
Gmail: annullare l’invio di un email
Se le impostazioni per una gestione ottimale di Gmail sono indispensabili per rendere l’uso della piattaforma più produttivo, altrettanto fondamentali sono le opzioni che permettono di gestire le email anche in fase di invio. In particolare, nel caso in cui sia necessario annullare un messaggio, Gmail offre la possibilità di rimediare grazie alla funzione di “Annulla invio”.
Annullare l’invio di un’e-mail consente di richiamare il messaggio subito dopo l’invio, consentendo di apportare modifiche o evitarne completamente l’invio. Per impostazione predefinita, il tempo disponibile per annullare un’e-mail è di cinque secondi, ma è possibile aumentarlo fino a un massimo di 30 secondi.
Per modificare questa impostazione, seguire questi passaggi: Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni > Generali > Annulla invio e seleziona il tempo desiderato da 5 a 30 secondi.
Scorciatoie da tastiera: velocizzare l’uso di Gmail
Infine, ma non meno importante, è fondamentale sfruttare tutte le scorciatoie da tastiera che consentono di completare le attività in modo più rapido ed efficiente. Le scorciatoie da tastiera sono davvero utili quando si lavora, in quanto consentono di velocizzare ogni azione. Nello specifico, su Gmail è possibile personalizzare le scorciatoie da tastiera per quelle che sono le azioni disponibili.
Per attivare e poi modificare le scorciatoie da tastiera su Gmail è necessario procedere seguendo questi passaggi:
- Accedere a Gmail;
- Procedere su “Impostazioni”;
- Selezionare “Visualizza tutte le impostazioni”;
- Cliccare su “Avanzate”.
Da qui, attiva l’opzione delle scorciatoie da tastiera. Una volta abilitata, tornare nelle “Impostazioni”, cliccare su “Visualizza tutte le impostazioni” e selezionare una nuova sezione dedicata alle scorciatoie da tastiera. In questa sezione, visualizzare e modificare le scorciatoie da tastiera in base alle preferenze per le varie azioni in Gmail.
